Principais documentos para efetivar admissão

Se a sua empresa está se organizando para fazer novas contratações, é necessário entender como funciona esse processo e quais são os documentos necessários para efetivar a admissão.

É através deles que a empresa formaliza a contratação e registra o trabalhador, a fim de garantir que sejam cumpridas todas as determinações trabalhistas.

Isso porque o Ministério do Trabalho exige que sejam feitos vários registros e, para que os profissionais de RH ou Departamento Pessoal não se confundam, elaboramos este artigo com as informações necessárias para garantir que a admissão do novo trabalhador seja realizada sem erros.

Acompanhe!

Porque a documentação é importante?

Após ser escolhido pela empresa, o novo empregado deve apresentar uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal.

Sabemos que se trata de um procedimento que exige muito trabalho e atenção, mas saiba que esses documentos são importantes para identificar o novo colaborador e informar sua relação de trabalho ao governo federal.

Além disso, as informações também são utilizadas para que o trabalhador tenha acesso a direitos trabalhistas e previdenciários, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Documentos necessários

Para que você entenda melhor, listamos os principais documentos que costumam ser solicitados para contratação. São eles:

  • Carteira de Trabalho (CTPS);
  • Cópia do RG e do CPF;
  • Título de eleitor;
  • Comprovante de residência;
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento (se o trabalhador for casado);
  • Certificado de alistamento militar ou reservista;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após exames de admissão);
  • Cópia de certidão de nascimento se houver filhos de até 21 anos,
  • Cartão de vacinação dos filhos menores;
  • Comprovante de frequência escolar para o caso de salário-família;
  • Fotos;
  • CNH (para profissão que necessite);

Existem ainda outros tipos de contratação, como no caso de estagiários e jovem aprendiz. Veja o que é necessário apresentar:

Para estagiário: 

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Termo de Compromisso de Estágio;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Histórico escolar;
  • Comprovante de residência.

Para jovem aprendiz:

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Certificado de conclusão do ensino médio.

Conheça os prazos

Vale ressaltar que, ao receber a documentação do novo trabalhador, a empresa não poderá permanecer com os documentos por mais de cinco dias, de acordo com a Lei 5.553/68.

Desta forma, é necessário que os documentos sejam devolvidos ao colaborador que deve ainda assinar um documento que ateste a devolução dentro do prazo.

No caso da carteira de trabalho, é preciso que a devolução aconteça em até 48 horas.

Atualmente, as empresas utilizam ainda a CTPS Digital que foi disponibilizada, a fim de que sejam registradas as informações do trabalhador nos sistemas do governo, conhecido como eSocial, onde será informado os seguintes dados:

  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • NIS (NIT/PIS/PASEP).

Outros documentos

O trabalhador precisa estar atento, pois existem alguns documentos que não podem ser exigidos pela empresa.

Dentre eles estão a certidão negativa de ações trabalhistas, além de registros que atestem se o trabalhador possui dívidas e dados referentes à antecedentes criminais, exceto quando forem situações determinadas pelo Tribunal Superior do Trabalho.

Além disso, as empresas também não podem solicitar ao novo colaborador comprovantes ou exames de gravidez, esterilização ou relacionados à HIV.

A solicitação de qualquer um destes documentos pode ser considerada discriminatória e pode prejudicar a empresa, que pode ser penalizada com multas e processos trabalhistas.

Fonte: Jornal Contábil

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eSocial: Suspenso o envio de eventos de remuneração S-1200 de JAN/2021

Eventos de Desligamento (S-2299) e Término do TSVE (S-2399), bem como Eventos de Remuneração (S-1200) referentes a competências anteriores, poderão ser enviados.

A recepção dos eventos S-1200 (Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social) da competência JANEIRO/2021 está suspensa até que seja publicada a portaria governamental que reajusta as faixas salariais que definem as alíquotas de desconto previdenciário do segurado (alíquotas progressivas de 7,5% a 14%) e o direito a percepção de salário família para 2021. Tal medida se faz necessária porque o eSocial precisa da tabela de alíquotas atualizada para retornar os eventos de totalização S-5001 para os empregadores.

Eventos de Desligamento (S-2299) e Término de TSVE (S-2399)

A transmissão dos eventos de Desligamento (S-2299) e Término do Trabalhador Sem Vínculo de Emprego (S-2399) não será bloqueada. No entanto, caso a portaria com as novas alíquotas seja publicada com vigência retroativa, caberá ao empregador realizar, antes do fechamento da folha deste mês, a retificação dos eventos que já foram transmitidos, para considerar os valores devidos pelos empregados.

Módulo Doméstico

folha de pagamento de janeiro/2021 do Módulo Doméstico será disponibilizada após a publicação da referida portaria.

Fonte: Portal Gov.br

Novo salário mínimo 2021: veja como registrar o reajuste no eSocial

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eSocial: Entenda como funciona a admissão preliminar

Evento S-2190 pode ser utilizado quando a empresa não possui todas as informações para fazer o registro completo do funcionário.

O evento S-2190 representa a admissão de trabalho por registro preliminar, sendo opcional às empresas. Ele deverá ser utilizado quando a empresa não possui todas as informações para fazer o registro completo, que seria o evento S-2200.

Afinal, o evento de contratação deve ser enviado até o dia anterior do início do trabalho. Contudo, pode acontecer da empresa não ter todos documentos do colaborador, por exemplo, o trabalhador estar esperando receber seu histórico escolar de outra cidade.

Assim, nessas situações a empresa poderá fazer a admissão preliminar através do S-2190. Desse modo, ela continuará cumprindo com suas obrigações.

Evento S-2190

Para submeter o evento de admissão preliminar será necessário informar:

– CPF do trabalhador;
– Data de nascimento;
– Data de admissão.

Portanto, agora não há mais aquilo da pessoa iniciar a trabalhar e depois de um tempo registrar o trabalhador.

Prazo de envio

A admissão preliminar deverá ser enviada até o dia anterior ao início da prestação. Desse modo, a empresa ganhará até o dia 7 do próximo mês para poder coletar as informações faltantes e submeter o evento S-2200.

Contudo, é importante destacar que caso haja necessidade de lançar algum outro tipo de evento sem a conclusão do S-2200 não será possível.

Portanto, apesar de ganhar esse prazo estendido, é essencial que a após a admissão preliminar os dados faltantes sejam coletados o mais rápido possível.

Assim, caso venha ser necessário fazer algum lançamento diferente, por exemplo afastamentos, desligamento ou mesmo a folha de pagamento daquele funcionário não será possível se não tiver submetido o evento S-2200.

Com a admissão preliminar S-2190, a empresa não poderá esperar o funcionário vir trabalhar para depois dar entrada no seu registro completo.

Ou seja, os prazos de envio do evento S-2190 são:

– Envio da S-2190: até o dia anterior ao início do trabalho;
– Validade: será válido até o dia 7 do mês seguinte ao início da prestação de serviço, data máxima que deverá ser submetido o evento S-2200.

Contudo, na validade é importante reforçar que caso seja necessário fazer outro tipo de lançamento será necessário enviar o S-2200 primeiro e depois submeter os demais eventos, como folha de pagamento.

Alterações

Caso haja algum dado errado na admissão preliminar, como ter errado o número de CPF ou data da admissão, não será possível ter alteração.

Nesse sentido, será necessário excluir o evento e enviar o S-2190 novamente, dessa vez com informações corretas.

Além disso, caso seja a contratação acabe não acontecendo, o S-2190 também precisará ser excluído. Pois, uma admissão preliminar sem seu correspondente S-2200 fará com que o eSocial não permita o fechamento da competência.

Fonte: Contábeis

eSocial: Confira o que muda com os novos leiautes

Implementações dos novos leiautes devem ser iniciadas a partir da próxima semana.

A Nota Técnica nº 19/2020, publicada na sexta-feira, 6, trouxe ajustes nos leiautes do eSocial.

As alterações permitem a exclusão de um evento após a baixa da empresa, a utilização de rubricas próprias para empregadores que se tornaram MEI e ainda adequações no cálculo dos totalizadores de FGTS.

Além disso, os totalizadores do FGTS S-5003 e S-5013 também foram ajustados para atender a Portaria SEPRT nº 950/2019 e novo critério no cálculo de FGTS relativo ao 13º Salário Proporcional.

Para empresas que eram do 2º grupo e posteriormente se tornaram MEI, foi liberada a utilização de rubricas criadas em seu sistema de folha de pagamento.

Não houve alterações nos atuais esquemas XSD.

Ajustes eSocial

Os ajustes estão previstos para serem implantados nas seguintes datas:

– Ambiente de produção restrita: 17/11/2020.
– Ambiente de produção: 23/11/2020.

Os detalhes completos estão disponíveis na área de Documentação Técnica.

Fonte: Contábeis

Anunciado o Novo eSocial Simplificado que Substituirá o Atual a Partir de Maio/2021

Foram publicadas nesta sexta-feira (23) a Portaria Conjunta RFB/SEPRT nº 76/2020 e a Portaria Conjunta RFB/SEPRT nº 77/2020, quem criam um novo leiaute simplificado para a escrituração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais que substituirá o eSocial atual.

O desenvolvimento do eSocial Simplificado estava previsto na Lei 13.874/2019 e entrará em operação a partir do ano que vem, dando prazo para as empresas se adaptarem às mudanças.

A criação do novo sistema contou com a participação de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais envolvidas no trabalho de simplificação da plataforma, entre eles:

  • As Confederações patronais;
  • O Conselho Federal de Contabilidade (CFC);
  • A Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom);
  • O Sebrae; e
  • A Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).

O novo sistema segue as seguintes premissas:

  • Foco na desburocratização: substituição das obrigações acessórias;
  • Não solicitação de dados já conhecidos;
  • Eliminação de pontos de complexidade;
  • Modernização e simplificação do sistema;
  • Integridade e continuidade da informação; e
  • Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.

O QUE MUDA: 

O eSocial Simplificado traz as seguintes novidades para os usuários:

  • Redução do número de eventos;
  • Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP);
  • Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
  • Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
  • Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
  • Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

O eSocial Simplificado substituirá diversas obrigações acessórias hoje existentes, e sua integração com outros sistemas permitirá ampliar o ritmo de substituições.

Obrigações já Substituídas

Dentre as obrigações já substituídas, temos:

  • CAGED;
  • Anotação da Carteira de Trabalho (que passou a ser 100% digital para as empresas);
  • Livro de Registro de Empregados; e
  • RAIS para empresas que já prestam informações de folha de pagamento.

Obrigações que Serão Substituídas em Breve

Muitas outras serão substituídas em breve, tais como:

  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DCTF – Declaração de Débitos e créditos tributários Federais;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS.

DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA

Com o lançamento do novo sistema de escrituração, foi disponibilizado para os desenvolvedores de software o novo leiaute do eSocial Simplificado versão S-1.0 RC (Release Candidate).

A versão final com ajustes e os esquemas XSD têm previsão de publicação no próximo dia 10/11/2020.

CRONOGRAMA

O calendário de obrigatoriedade foi atualizado:

05/2021 – eventos de folha de pagamento do grupo 3 (optantes pelo Simples Nacional, empregador pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos).

06/2021 – eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador do grupo 1 (grandes empresas).

07/2021 – início do envio de informações pelos órgãos públicos.

O calendário completo pode ser acessado aqui.

Fonte: eSocial – 23.10.2020 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

eSocial 2020: Confira as principais mudanças no cronograma

Cronograma de implantação do eSocial foi alterado por conta da pandemia.

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado para facilitar e garantir o cumprimento das obrigações por parte das empresas.

No entanto, o sistema sofreu alterações em 2020 que, se não forem observadas, podem afetar a sua empresa. Veja quais foram as principais mudanças e seus motivos.

eSocial 2020

As principais mudanças no eSocial em 2020 estão relacionadas a simplificação da plataforma e divisão de categorias. As propostas vieram a partir das mudanças estabelecidas pela Medida Provisória (MP) da Lei da Liberdade Econômica.

Em busca de facilitar os processos exigidos pela plataforma, a lei apresenta propostas relacionadas a diminuição na quantidade de informações, ingresso de micro e pequenas empresas e simplificação da plataforma.

Para diminuir a quantidade de informações que são exigidas, foi estabelecido um novo limite de eventos a serem solicitados.

Até então, era necessário inserir 900 dados na plataforma, o que exigia muito trabalho por parte das empresas. Agora, somente 500 informações serão exigidas e existem menos campos na interface a serem preenchidos. Dessa forma, as informações exigidas diminuíram cerca de 40% a 50%.

Com as alterações, é possível utilizar somente o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) como identificação única do colaborador na plataforma.

Micro e pequenas empresas

Outra mudança, refere-se às micro e pequenas empresas. Na plataforma antiga, as pequenas empresas não eram obrigadas a aderir ao sistema.

Entretanto, desde janeiro de 2020, as micro e pequenas empresas passaram a ser inseridas diretamente no sistema. E, para que o sistema estivesse adequado para essas empresas, foi criado uma plataforma específico para essas companhias.

Com isso, agora existe uma plataforma para as empresas médias e grandes, e outra destinada às micro e pequenas empresas.

Ademais, os empregadores do Simples Nacional, incluindo o Microempreendedor Individual (MEI) , também são obrigados a utilizar a plataforma e inserir seus dados.

Para facilitar a navegação, ocorreu a simplificação da plataforma. As medidas implementadas esse ano envolveram a construção de uma nova plataforma.

Quando a notícia de que o eSocial iria ser repaginado foi divulgada, muitas pessoas pensaram que a plataforma seria extinta completamente. Todavia, o que aconteceu de fato, foi a divisão do sistema. Agora, existe um sistema para a Receita Federal e outro para o Trabalho e Previdência.

Essa decisão veio da intenção de simplificar e facilitar a navegação na plataforma, pois agora temos uma separação mais específica das obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

Cronograma atualizado

Com o objetivo de lidar com a crise causada pelo coronavírus, algumas MPs e portarias foram criadas, alterando as leis trabalhistas.

Uma dessas mudanças inclui a Portaria Conjunta nº 55, publicada em 3 de setembro de 2020. Ela suspende temporariamente o cronograma de implantações, divulgado em dezembro de 2019.

Em vista disso, o texto anuncia em seu Art 2º que um novo cronograma deve ser publicado com uma antecedência de 6 meses para seguir com as novas implantações.

Por enquanto, fica estabelecido que as empresas que já começaram o processo devem continuar normalmente.

A portaria inclui apenas os empregadores do Grupo 3 ou grupos, que iniciariam algumas fases a partir de setembro deste ano. Veja como ficou:

Grupo 1 Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/09/2020*
Grupo 2 Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/01/2021
Grupo 3 Eventos Periódicos (S-1200 a S-1299)*

CNPJ básico com final 0, 1, 2 ou 3: 08/09/2020;

CNPJ básico com final 4, 5, 6 ou 7: 08/10/2020;

CNPJ básico com final 8, 9 e pessoas físicas: 09/11/2020;

Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/07/2021.

Grupo 4 Eventos de tabela (S-1000 a S-1070): 08/09/2020*;

Eventos não periódicos (S-2190 a S-2420): 09/11/2020;

Evento de tabela (S-1010): 08/03/2021;

Eventos periódicos (S-1200 a S-1299): 10/05/2021;

Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 10/01/2022.

Grupo 5 Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/07/2022.
Grupo 6 Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 09/01/2023.

Por isso, se atente aos prazos e refaça o planejamento da sua empresa.

Fonte: Contábeis

Implantação do eSocial é suspenso por tempo indeterminado

Receita Federal e Secretaria publicaram ato no Diário Oficial suspendendo a implantação

A implantação do e-Social foi suspensa por prazo indeterminado nesta sexta-feira (4), conforme determinação da Receita Federal do Brasil e da Secretaria de Previdência e Trabalho.

A nota conjunta foi publicada hoje no Diário Oficial da União e suspende a implantação do e-Social, impactando diretamente empresas do Grupo 3 e as demais empresas que estariam prontas para enviar os dados de SST (Saúde e segurança do Trabalho).

Fôlego na prorrogação do e-Social 

“Os profissionais de recursos humanos e departamento pessoal ganharam assim um fôlego maior na implantação, mas isso não significa que o processo deve ser abandonado”, comenta Hans Misfeldt, criador da Contábil Play.

Segundo explica, “este é o momento para rever processos, adaptar sistemas e organizar dados afim de não serem impactados quando, de repente, tiverem que enviar dados para o e-Social”, completa Hans.

Confira a nota na íntegra:

PORTARIA CONJUNTA SEPRT / RFB Nº 55, DE 03 DE SETEMBRO DE 2020

(Publicado(a) no DOU de 04/09/2020, seção 1, página 35)

Suspende o cronograma de novas implantações do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial previsto na Portaria SEPRT nº 1.419, de 23 de dezembro de 2019.

O SECRETÁRIO ESPECIAL DE PREVIDÊNCIA E TRABALHO e o SECRETÁRIO ESPECIAL DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo art. 71, do Anexo I, do Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e pelo inciso III do art. 350 do Regimento Interno da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria GME nº 284, de 27 de julho de 2020, respectivamente, e pela Portaria GME nº 300, de 13 de junho de 2019 – (Processo nº 19964.110026/2020-57), resolvem:

Art. 1º Suspender o cronograma de novas implantações do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial previsto na Portaria SEPRT nº 1.419, de 23 de dezembro de 2019.

Art. 2º Novo cronograma será publicado com antecedência mínima de 6 meses para as novas implantações do eSocial.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Fonte: Contábil Play

Quantas vezes você já ouviu alguém pontuar que, no Brasil, os processos são muito burocráticos e que mudanças demoram a acontecer?

Nessa realidade, se a carteira de trabalho digital chegou é porque não dá mais para conter o avanço tecnológico e os seus benefícios.

A digitalização, processo que passa as informações do meio analógico para o digital, já não é novidade. Enquanto algumas empresas ainda estão começando a se adaptar, outras já caminham dando passos mais largos para abraçar as novas soluções.

Com a carteira digital de trabalho se tornando realidade, porém, empregadores e profissionais do setor de Recursos Humanos (RH) não têm opção, se não se adaptar. Para ajudar, fizemos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

O que é, como surgiu e para quê serve a carteira de trabalho digital

Como você já deve imaginar, a carteira de trabalho digital é a versão digitalizada do documento dos trabalhadores, de uso obrigatório nas relações de trabalho que seguem as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Para evitar quaisquer dúvidas, é importante esclarecer que não se trata de uma versão escaneada da CARTEIRA DE TRABALHO e Previdência Social (ctps) de papel. Na verdade, falamos de um equivalente eletrônico a ser utilizado para identificar o trabalhador e registrar seus vínculos profissionais.

Foi a publicação da Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019 que oficializou o uso da carteira de trabalho digital em substituição ao documento físico.

De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a mudança tem por objetivo “modernizar o acesso às informações da vida laboral do trabalhador”, o que traz benefícios tanto para os trabalhadores quanto para os empregadores ― como veremos adiante.

Sabendo que a ctps digital foi criada para ser utilizada no lugar da ctps de papel, é natural concluir que o documento, mesmo em seu novo formato, tem a mesma serventia que já sabemos.

Ainda em 1932, o documento era chamado de Carteira Profissional, recebendo o nome de CARTEIRA DE TRABALHO e Previdência Social, nos moldes que conhecemos hoje, em 1969, com a publicação do Decreto-lei n° 926, em 10 de outubro.

Desde então, as principais finalidades da ctps, que se aplicam à nova carteira de trabalho digital, são:

  • regulamentar o trabalho ou emprego de cada cidadão;
  • apresentar informações sobre a jornada de trabalho, funções e outros pontos do contrato;
  • garantir que o trabalhador tenha acesso ao seguro desemprego, ao FGTS e a outros benefícios previdenciários.

E como fica a CARTEIRA DE TRABALHO de papel?

As Carteiras de Trabalho de papel, ou seja, a versão física do documento ainda tem uso permitido. O governo, inclusive, orienta que os trabalhadores não se desfaçam dos documentos porque podem precisar dele mesmo habilitando a versão digital.

Um exemplo disso está atrelado ao fato de que as empresas que ainda não usam o eSocial vão seguir fazendo o registro de seus funcionários em ctps físicas. Isso porque a nova carteira de trabalho digital é alimentada com as informações que os empregadores enviam ao eSocial.

Ainda, o governo informa que, por lei, a CARTEIRA DE TRABALHO física deve ser utilizada também nas seguintes situações:

  • dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
  • anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas ao novos fatos serão feitas apenas eletronicamente).

Quem tem direito à carteira de trabalho digital?

Todos os trabalhadores brasileiros e estrangeiros com cpf têm direito à nova carteira de trabalho digital.

Quando uma nova ctps precisar ser emitida, a determinação é de que o processo seja feito, preferencialmente, em meio eletrônico, dando origem a uma carteira de trabalho digital.

Trabalhadores que já têm a sua ctps de papel também já contam com uma versão previamente emitida do documento digital. O governo se responsabilizou por isso e, uma vez que desejarem ou precisarem, tudo o que os trabalhadores precisam fazer é solicitar que o documento seja habilitado gratuitamente.

Passo a passo para habilitação da Carteira Digital pelo trabalhador:

  1. Acessar o site https://servicos.mte.gov.br e seguir para as opções “quero me cadastrar” ou “já tenho cadastro”.
  2. Caso já tenha senha no acesso.gov.br, no Sine Fácil ou no Meu INSS, clicar em “já tenho cadastro”, informar o cpf e dar sequência ao processo para digitar a senha em questão.

Caso não tenha senha, clicar em “quero me cadastrar” e preencher o formulário informando cpf, nome completo, telefone para contato e e-mail. Em seguida, é preciso passar pela autenticação clicando em “não sou um robô” e “eu aceito os termos de uso”;

  1. Na sequência, estará uma tela que mostra opções de acesso à “Informações pessoais” e à “carteira de trabalho digital”.

Selecionar a segunda opção para conferir as últimas anotações do atual emprego, assim como todos os contratos de trabalho formais anteriores. Convém clicar em “detalhar”, em cada contrato, para conferir se há algum erro nas informações registradas.

Quanto a isso, manter consigo a CARTEIRA DE TRABALHO física é importante caso seja necessário comprovar algum equívoco e solicitar alteração nos registros da ctps digital.

Caso o trabalhador tenha perdido sua carteira de papel, pode habilitar a ctps digital sem qualquer problema. Basta seguir os passos apresentados.

Ainda, se o trabalhador enfrentar algum problema e não conseguir gerar sua senha de acesso, deve buscar ajuda. Para tanto, basta recorrer ao seu banco, à terminais de autoatendimento da Caixa Econômica ou do Banco do Brasil ou ainda, à unidade mais próxima do Ministério da Economia.

Como funciona e quais as vantagens da carteira de trabalho digital

A Carteira Digital, como vimos, pode ser acessada por meio do site e também pelo aplicativo ctps Digital ― que pode ser instalado em dispositivos móveis.

Por si só, essa diferença com relação à ctps de papel apresenta uma interessante vantagem: a de permitir que os trabalhadores tenham acesso à sua CARTEIRA DE TRABALHO basicamente a qualquer momento e de qualquer lugar. Para que isso ocorra, basta ter um smartphone com acesso à Internet.

Assim, pelo endereço www.gov.br/trabalho ou pelo app, o trabalhador pode acompanhar facilmente, sempre que desejar, as anotações e atualizações feitas em sua CARTEIRA DE TRABALHO.

É interessante que se saiba que a carteira de trabalho digital tem como única identificação o número do Certificado de Pessoa Física (cpf). Sendo assim, esta é a única informação de que as empresas precisam para fazer anotações nas Carteiras de Trabalho de seus funcionários.

Quanto a isso, a já referida Portaria n° 1.065 apresenta o seguinte texto:

“Parágrafo único. A carteira de trabalho digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no cpf.

Art. 4º Para a habilitação da carteira de trabalho digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br”.

O que muda para os trabalhadores?

Apenas para deixar tudo às claras, convém reiterar que com a nova carteira de trabalho digital, os trabalhadores já não precisam apresentar o documento de papel.

Além disso, caso desejem, os trabalhadores podem baixar sua Carteira Digital de Trabalho para conseguirem acessar sua última versão mesmo sem conexão de Internet. Neste caso, basta ter em mente que quando o documento for atualizado, vai ser preciso baixar a versão correspondente do PDF.

Outra opção existente é a de a de imprimir o PDF da ctps digital em sua totalidade ou selecionando partes que, por algum motivo, sejam mais úteis.

Em todo caso, ao serem contratados para um trabalho ou emprego, basta aos trabalhadores informar seu cpf. Assim, ninguém vai precisar decorar o número da ctps para garantir acesso ao documento digital.

Com isso, o registro da experiência profissional formal é feito de forma mais simples, sendo os dados do trabalhador e da atividade exercida lançados digitalmente no sistema da ctps Digital.

Após 48 horas do lançamento de dados ao eSocial realizado pelo empregador, o trabalhador já tem acesso às informações atualizadas na carteira de trabalho digital sobre seu novo contrato.

O que muda para os empregadores?

Como mencionado, a carteira de trabalho digital utiliza os dados que as empresas enviam ao eSocial. Sendo assim, em uma nova contração por parte da empresa, o RH não precisa fazer qualquer anotação no documento de papel e nem lançar dados na ctps digital.

O motivo é que as informações enviadas ao eSocial serão automaticamente copiadas para a Carteira Digital. Como consequência, poupa-se tempo e diminui-se a burocracia no processo de admissão de funcionários.

Com isso, convém esclarecer também que não existe um sistema próprio da carteira de trabalho digital. Por essa razão, a novidade está integralmente atrelada à adoção do eSocial.

É certo, porém, que com a mudança o RH precisa ter ainda mais atenção ao fazer o envio de dados ao eSocial para evitar erros. Parte das inconsistências nas informações pode ser corrigida automaticamente, considerando que os dados da ctps digital são atualizados com frequência.

Caso o trabalhador identifique erros posteriores a setembro de 2019, porém, deve informar ao empregador para que o RH, por meio do eSocial, faça as correções necessárias.

Como acontece a atualização automática de dados na ctps?

Atualmente, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é responsável por atualizar o sistema que serve como base de dados para a carteira de trabalho digital. Tal sistema, o Cadastro Nacional de Informações Sociais, é chamado de CNIS.

Tais atualizações são feitas quando o usuário abre requerimento para algum benefício do INSS. Assim, garante-se que os dados utilizados para preencher e atualizar a Carteira Digital sejam os mesmos usados pelo INSS para conceder os benefícios requeridos.

Manter a carteira de papel e outros documentos do período anterior à ctps digital é interessante ao trabalhador porque, caso alguma atualização não seja feita ou esteja equivocada, é necessário apresentar provas documentais para pedir que correções sejam feitas.

Como a carteira de trabalho digital é assinada?

Uma dúvida comum entre trabalhadores, empregadores e profissionais do RH é entender como acontece a assinatura da carteira de trabalho digital. Vamos ao que deve ser feito!

Quando a empresa contratar um novo funcionário, o RH vai precisar lançar seus dados no eSocial antes do início das atividades profissionais. Para tanto, deve enviar pela plataforma o evento S-2200 referente ao Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Caso o RH ainda não tenha à disposição todas as informações necessárias, pode enviar ao eSocial o evento S-2190 referente à Admissão Preliminar, uma opção mais simples. Entretanto, é preciso ter em mente que tão logo os demais dados do funcionário estejam à disposição, é preciso enviá-los.

Isso porque, com base nas informações compartilhadas pelo governo, é o preenchimento mais completo proposto pelo evento S-2200 que vai equivaler à assinatura da CARTEIRA DE TRABALHO.

Prazo para a atualização de dados na ctps digital

Toda alteração no contrato do trabalhador deve ser informada pelo RH ao eSocial para que seja atualizada na carteira de trabalho digital.

Quanto a isso, informações compartilhadas pelo governo indicam que a atualização de eventos como alteração de salário, férias ou rescisão contratual não serão exibidas imediatamente.

É importante que o RH saiba disso para evitar preocupações desnecessárias, inclusive por parte dos funcionários que devem ser orientados quanto a essa questão.

Os motivos para a demora na atualização desses eventos tem duas justificativas:

  1. o prazo para que a informação desses eventos seja feita pelo RH ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao seu acontecimento ― exceto no caso da rescisão de contrato cujo prazo é de 10 dias;
  2. há um tempo necessário para que a informação enviada ao eSocial seja processada e disponibilizada na ctps Digital, algo que passa inclusive pela sua inclusão no CNIS.

A Carteira Digital pode ser usada como documento de identificação?

Outra dúvida é se a nova carteira de trabalho digital pode ser usada como documento de identificação. A resposta é não.

A ctps só tem validade como documento a ser utilizado para registro e acompanhamento do contrato de trabalho de cada cidadão.

Conclusão

Como qualquer mudança, a utilização da carteira de trabalho digital demanda que trabalhadores e empregadores se adaptam à nova realidade. Gradativamente, empresas que ainda não aderiram ao eSocial deverão se integrar ao sistema seguindo o calendário apresentado pelo governo.

Até que todas estejam participando do eSocial, registros de novas contratações ainda podem ocorrer por meio da CARTEIRA DE TRABALHO física ou de papel. Isso, porém, não muda o fato de que conhecer e se adaptar à ctps Digital seja uma necessidade porque, mais cedo ou mais tarde, este será o único documento a ser utilizado por trabalhadores e empresas.

De início, a novidade pode provocar resistência, mas a migração para uma solução digital tem por objetivo facilitar a vida de todos. Como vimos, a carteira de trabalho digital reduz processos burocráticos, facilita o acesso à informações e garantindo a integração de dados entre os agentes envolvidos.

Fonte: Jornal Contabil