Saiba como entender o seu negócio é otimizar seu tempo e gerar os melhores resultados!

Já sentiu que esqueceu ou deixou algo “passar batido”? É uma sensação péssima, e pode se tornar pior ainda se comprovada real: você já observou algum processo em sua empresa que falhou ou poderia ser mais eficiente se uma observação mais atenta fosse realizada, ou mesmo se uma estruturação de tudo o que devia ser feito fosse produzida?

Uma organização ativa e efetiva deve-se ao alinhamentos de todas as tarefas a serem executadas no momento em que essas são apresentadas à você e sua equipe. Deste modo, todos podem desempenhar as partes em prol de um todo com máxima eficiência e com consciência dos revezes capazes de acontecer caso algo dê errado e, mesmo assim, dê-se continuidade aos procedimentos sem que sejam devidamente corrigidos.

E essa administração deve, primeiramente, partir de você, empreendedor – e isso vai muito além do que a prestação de um exemplo aos demais. A fim de que as atividades da sua empresa ocorram com uma harmonia excepcional, deve-se atentar à sua operação como um todo. 

Para uma otimização do seu negócio, e a fim de contribuir a realizar a melhor gestão possível, trouxemos um conceito ímpar para uma administração do seu empreendimento: o mapeamento de processos. Vamos explicar o que é e como sua utilização é um largo passo em direção à melhores resultados.

O que é um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão que visa a avaliação e o aperfeiçoamento de cada atividade de um procedimento. Isso se faz por meio do entendimento da operação geral, de acordo com o exercício de cada etapa que compõe o processo total.

Ou seja, é uma avaliação que leva em consideração uma sequência lógica de entradas, saídas e atividades executadas por cada componente de um processo.

Mas como posso aplicá-lo com eficiência?

Vamos fazer um passo a passo para que fique melhor ilustrado e seu mapeamento de processos seja feito com eficácia.

Estabeleça uma meta

Ela pode ser apenas otimizar o seu tempo ou melhorar o serviço ou produto final. Isso depende de você e o que o processo em questão faz.

Defina quais processos serão mapeados

Vale ressaltar que não precisa necessariamente ser mais de um, já que é um processo que demanda tempo e dedicação. Para decidir quais processos serão de fato avaliados, mensure a necessidade de otimização de cada um e eleja o que mais necessitar.

Entenda os limites do processo

Os limites são os dois extremos do processo: início e fim. Onde o processo tem início e onde ele finda? Tenha a compreensão que antes do início, não se há controle do procedimento, assim como depois de ser entregue o resultado.

Veja quais sãos as entradas e saídas

Ou inputs e outputs, respectivamente. As entradas são todos os elementos que foram modificados ao longo do processo para uma maior qualidade, e as saídas são as soluções finais de cada processo, que vão se somando até a entrega final.

Considere o nível de detalhes

Se for necessário, faça o levantamento de outros dados necessários para a elaboração do mapa, mas atente-se que nem sempre uma abundância de informações é a melhor solução. Mapas simples também são úteis e válidos.

Elabore o mapa

Faça a representação gráfica do processo, como um fluxograma, existem várias ferramentas online para isso, não se preocupe. Coloque nele tanto os processos até a entrega final, inclua as entradas, saídas e qualquer outra informação que interfira no processo.

Verifique e valide o processo

Analise se nenhuma informação foi representada erroneamente e corrija se for preciso. A validação diz respeito a veracidade da representação ao contexto real, pois se não for condizente, as atitudes que serão decididas podem não ser eficazes.

Faça as decisões necessárias

Após avaliar a representação, reflita sobre as medidas cabíveis para realizar o objetivo que você definiu no início do processo.

Pronto! É um processo que leva um pouco de tempo, mas que se bem feito, pode proporcionar aperfeiçoamentos inimagináveis!

Gostou do conteúdo? Deixe seu comentário! E se restou alguma dúvida, entre em contato conosco!