Principais documentos para efetivar admissão

Se a sua empresa está se organizando para fazer novas contratações, é necessário entender como funciona esse processo e quais são os documentos necessários para efetivar a admissão.

É através deles que a empresa formaliza a contratação e registra o trabalhador, a fim de garantir que sejam cumpridas todas as determinações trabalhistas.

Isso porque o Ministério do Trabalho exige que sejam feitos vários registros e, para que os profissionais de RH ou Departamento Pessoal não se confundam, elaboramos este artigo com as informações necessárias para garantir que a admissão do novo trabalhador seja realizada sem erros.

Acompanhe!

Porque a documentação é importante?

Após ser escolhido pela empresa, o novo empregado deve apresentar uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal.

Sabemos que se trata de um procedimento que exige muito trabalho e atenção, mas saiba que esses documentos são importantes para identificar o novo colaborador e informar sua relação de trabalho ao governo federal.

Além disso, as informações também são utilizadas para que o trabalhador tenha acesso a direitos trabalhistas e previdenciários, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Documentos necessários

Para que você entenda melhor, listamos os principais documentos que costumam ser solicitados para contratação. São eles:

  • Carteira de Trabalho (CTPS);
  • Cópia do RG e do CPF;
  • Título de eleitor;
  • Comprovante de residência;
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento (se o trabalhador for casado);
  • Certificado de alistamento militar ou reservista;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após exames de admissão);
  • Cópia de certidão de nascimento se houver filhos de até 21 anos,
  • Cartão de vacinação dos filhos menores;
  • Comprovante de frequência escolar para o caso de salário-família;
  • Fotos;
  • CNH (para profissão que necessite);

Existem ainda outros tipos de contratação, como no caso de estagiários e jovem aprendiz. Veja o que é necessário apresentar:

Para estagiário: 

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Termo de Compromisso de Estágio;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Histórico escolar;
  • Comprovante de residência.

Para jovem aprendiz:

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Certificado de conclusão do ensino médio.

Conheça os prazos

Vale ressaltar que, ao receber a documentação do novo trabalhador, a empresa não poderá permanecer com os documentos por mais de cinco dias, de acordo com a Lei 5.553/68.

Desta forma, é necessário que os documentos sejam devolvidos ao colaborador que deve ainda assinar um documento que ateste a devolução dentro do prazo.

No caso da carteira de trabalho, é preciso que a devolução aconteça em até 48 horas.

Atualmente, as empresas utilizam ainda a CTPS Digital que foi disponibilizada, a fim de que sejam registradas as informações do trabalhador nos sistemas do governo, conhecido como eSocial, onde será informado os seguintes dados:

  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • NIS (NIT/PIS/PASEP).

Outros documentos

O trabalhador precisa estar atento, pois existem alguns documentos que não podem ser exigidos pela empresa.

Dentre eles estão a certidão negativa de ações trabalhistas, além de registros que atestem se o trabalhador possui dívidas e dados referentes à antecedentes criminais, exceto quando forem situações determinadas pelo Tribunal Superior do Trabalho.

Além disso, as empresas também não podem solicitar ao novo colaborador comprovantes ou exames de gravidez, esterilização ou relacionados à HIV.

A solicitação de qualquer um destes documentos pode ser considerada discriminatória e pode prejudicar a empresa, que pode ser penalizada com multas e processos trabalhistas.

Fonte: Jornal Contábil

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CLT: Como registrar um funcionário na empresa?

Faça o checklist dos documentos necessários para contratar um funcionário de acordo com a CLT.

O processo de admissão pode ser bastante burocrático e confuso. É importante observar dois artigos da CLT:

Art. 13 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

Ou seja, no artigo 13 da CLT é definido que todo emprego necessita obrigatoriamente do registro do funcionário na Carteira de Trabalho – CTPS.

Nesse sentido, sempre que for entrar uma nova pessoa na equipe, será obrigatório registrá-la. Mesmo que a empresa deseje fazer um período de teste para efetivá-lo. Nesse caso, há as situações do contrato de experiência.

Assim, com esse contrato o registro do colaborador terá um prazo de até 90 dias. O trabalhador terá sua folha de pagamento normal. Contudo, caso venha ser liberado, a empresa apenas terá que pagar ¼ do 13º salário e o proporcional de férias. Logo, não haverá aviso prévio e pagamento de multa de 40% do FGTS.

Ademais, o art. 168 determina que é obrigatório o exame médico na admissão, demissão e periodicamente. Além disso, o exame toxicológico será obrigatório para atividades de motorista profissional. Esses exames de saúde ocupacional serão custeados pelo empregador.

Como registrar um funcionário

Ao passo que finalizamos o processo de recrutamento e seleção, para efetivar o registro do funcionário precisaremos requisitar os documentos do trabalhador e então:

– Elaboração e assinatura do Contrato de Trabalho;
– Preencher termo de opção de Vale-Transporte;
– Anotação e assinatura na Carteira de Trabalho;
– Registro no livro, ficha ou sistema eletrônico de funcionários:
– Qualificação civil e profissional;
– Data de admissão;
– Dados sobre a remuneração;
– Duração do contrato de trabalho;
– Informações sobre as férias;
– Jornada de trabalho;
– Cargo e função;
– Número da CTPS e PIS.

Após fazer todos os registros, deverá ser feito a devolução dos documentos. Aliás, o prazo máximo é de 48 horas para a carteira de trabalho e 5 dias para demais documentos, do contrário a empresa poderá sofrer penalizações se atrasar na devolução.

Documentos necessários

O processo de contratar um novo colaborador demanda diversos documentos, a saber:

– Carteira de trabalho;
– Certificado de alistamento militar (para os homens maiores de 18);
– Atestado de Saúde Ocupacional, obtido após Exame médico;
– Certidão de nascimento ou casamento;
– Declaração de dependentes, caso o trabalhador tenha;
– Título de eleitor;
– RG e CPF;
– Comprovante de Escolaridade;
– Inscrição no PIS/Pasep (caso seja o primeiro emprego do trabalhador, a empresa que irá emitir essa inscrição);
– Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos, para o salário-família (caso tenha);
-CNH caso seja necessário;
– Registro profissional para atividades que seja obrigatório, como o COREN para os enfermeiros, CRC para contabilidade entre outros.

Fonte: Lugar RH

Quantas vezes você já ouviu alguém pontuar que, no Brasil, os processos são muito burocráticos e que mudanças demoram a acontecer?

Nessa realidade, se a carteira de trabalho digital chegou é porque não dá mais para conter o avanço tecnológico e os seus benefícios.

A digitalização, processo que passa as informações do meio analógico para o digital, já não é novidade. Enquanto algumas empresas ainda estão começando a se adaptar, outras já caminham dando passos mais largos para abraçar as novas soluções.

Com a carteira digital de trabalho se tornando realidade, porém, empregadores e profissionais do setor de Recursos Humanos (RH) não têm opção, se não se adaptar. Para ajudar, fizemos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

O que é, como surgiu e para quê serve a carteira de trabalho digital

Como você já deve imaginar, a carteira de trabalho digital é a versão digitalizada do documento dos trabalhadores, de uso obrigatório nas relações de trabalho que seguem as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Para evitar quaisquer dúvidas, é importante esclarecer que não se trata de uma versão escaneada da CARTEIRA DE TRABALHO e Previdência Social (ctps) de papel. Na verdade, falamos de um equivalente eletrônico a ser utilizado para identificar o trabalhador e registrar seus vínculos profissionais.

Foi a publicação da Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019 que oficializou o uso da carteira de trabalho digital em substituição ao documento físico.

De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a mudança tem por objetivo “modernizar o acesso às informações da vida laboral do trabalhador”, o que traz benefícios tanto para os trabalhadores quanto para os empregadores ― como veremos adiante.

Sabendo que a ctps digital foi criada para ser utilizada no lugar da ctps de papel, é natural concluir que o documento, mesmo em seu novo formato, tem a mesma serventia que já sabemos.

Ainda em 1932, o documento era chamado de Carteira Profissional, recebendo o nome de CARTEIRA DE TRABALHO e Previdência Social, nos moldes que conhecemos hoje, em 1969, com a publicação do Decreto-lei n° 926, em 10 de outubro.

Desde então, as principais finalidades da ctps, que se aplicam à nova carteira de trabalho digital, são:

  • regulamentar o trabalho ou emprego de cada cidadão;
  • apresentar informações sobre a jornada de trabalho, funções e outros pontos do contrato;
  • garantir que o trabalhador tenha acesso ao seguro desemprego, ao FGTS e a outros benefícios previdenciários.

E como fica a CARTEIRA DE TRABALHO de papel?

As Carteiras de Trabalho de papel, ou seja, a versão física do documento ainda tem uso permitido. O governo, inclusive, orienta que os trabalhadores não se desfaçam dos documentos porque podem precisar dele mesmo habilitando a versão digital.

Um exemplo disso está atrelado ao fato de que as empresas que ainda não usam o eSocial vão seguir fazendo o registro de seus funcionários em ctps físicas. Isso porque a nova carteira de trabalho digital é alimentada com as informações que os empregadores enviam ao eSocial.

Ainda, o governo informa que, por lei, a CARTEIRA DE TRABALHO física deve ser utilizada também nas seguintes situações:

  • dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
  • anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas ao novos fatos serão feitas apenas eletronicamente).

Quem tem direito à carteira de trabalho digital?

Todos os trabalhadores brasileiros e estrangeiros com cpf têm direito à nova carteira de trabalho digital.

Quando uma nova ctps precisar ser emitida, a determinação é de que o processo seja feito, preferencialmente, em meio eletrônico, dando origem a uma carteira de trabalho digital.

Trabalhadores que já têm a sua ctps de papel também já contam com uma versão previamente emitida do documento digital. O governo se responsabilizou por isso e, uma vez que desejarem ou precisarem, tudo o que os trabalhadores precisam fazer é solicitar que o documento seja habilitado gratuitamente.

Passo a passo para habilitação da Carteira Digital pelo trabalhador:

  1. Acessar o site https://servicos.mte.gov.br e seguir para as opções “quero me cadastrar” ou “já tenho cadastro”.
  2. Caso já tenha senha no acesso.gov.br, no Sine Fácil ou no Meu INSS, clicar em “já tenho cadastro”, informar o cpf e dar sequência ao processo para digitar a senha em questão.

Caso não tenha senha, clicar em “quero me cadastrar” e preencher o formulário informando cpf, nome completo, telefone para contato e e-mail. Em seguida, é preciso passar pela autenticação clicando em “não sou um robô” e “eu aceito os termos de uso”;

  1. Na sequência, estará uma tela que mostra opções de acesso à “Informações pessoais” e à “carteira de trabalho digital”.

Selecionar a segunda opção para conferir as últimas anotações do atual emprego, assim como todos os contratos de trabalho formais anteriores. Convém clicar em “detalhar”, em cada contrato, para conferir se há algum erro nas informações registradas.

Quanto a isso, manter consigo a CARTEIRA DE TRABALHO física é importante caso seja necessário comprovar algum equívoco e solicitar alteração nos registros da ctps digital.

Caso o trabalhador tenha perdido sua carteira de papel, pode habilitar a ctps digital sem qualquer problema. Basta seguir os passos apresentados.

Ainda, se o trabalhador enfrentar algum problema e não conseguir gerar sua senha de acesso, deve buscar ajuda. Para tanto, basta recorrer ao seu banco, à terminais de autoatendimento da Caixa Econômica ou do Banco do Brasil ou ainda, à unidade mais próxima do Ministério da Economia.

Como funciona e quais as vantagens da carteira de trabalho digital

A Carteira Digital, como vimos, pode ser acessada por meio do site e também pelo aplicativo ctps Digital ― que pode ser instalado em dispositivos móveis.

Por si só, essa diferença com relação à ctps de papel apresenta uma interessante vantagem: a de permitir que os trabalhadores tenham acesso à sua CARTEIRA DE TRABALHO basicamente a qualquer momento e de qualquer lugar. Para que isso ocorra, basta ter um smartphone com acesso à Internet.

Assim, pelo endereço www.gov.br/trabalho ou pelo app, o trabalhador pode acompanhar facilmente, sempre que desejar, as anotações e atualizações feitas em sua CARTEIRA DE TRABALHO.

É interessante que se saiba que a carteira de trabalho digital tem como única identificação o número do Certificado de Pessoa Física (cpf). Sendo assim, esta é a única informação de que as empresas precisam para fazer anotações nas Carteiras de Trabalho de seus funcionários.

Quanto a isso, a já referida Portaria n° 1.065 apresenta o seguinte texto:

“Parágrafo único. A carteira de trabalho digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no cpf.

Art. 4º Para a habilitação da carteira de trabalho digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br”.

O que muda para os trabalhadores?

Apenas para deixar tudo às claras, convém reiterar que com a nova carteira de trabalho digital, os trabalhadores já não precisam apresentar o documento de papel.

Além disso, caso desejem, os trabalhadores podem baixar sua Carteira Digital de Trabalho para conseguirem acessar sua última versão mesmo sem conexão de Internet. Neste caso, basta ter em mente que quando o documento for atualizado, vai ser preciso baixar a versão correspondente do PDF.

Outra opção existente é a de a de imprimir o PDF da ctps digital em sua totalidade ou selecionando partes que, por algum motivo, sejam mais úteis.

Em todo caso, ao serem contratados para um trabalho ou emprego, basta aos trabalhadores informar seu cpf. Assim, ninguém vai precisar decorar o número da ctps para garantir acesso ao documento digital.

Com isso, o registro da experiência profissional formal é feito de forma mais simples, sendo os dados do trabalhador e da atividade exercida lançados digitalmente no sistema da ctps Digital.

Após 48 horas do lançamento de dados ao eSocial realizado pelo empregador, o trabalhador já tem acesso às informações atualizadas na carteira de trabalho digital sobre seu novo contrato.

O que muda para os empregadores?

Como mencionado, a carteira de trabalho digital utiliza os dados que as empresas enviam ao eSocial. Sendo assim, em uma nova contração por parte da empresa, o RH não precisa fazer qualquer anotação no documento de papel e nem lançar dados na ctps digital.

O motivo é que as informações enviadas ao eSocial serão automaticamente copiadas para a Carteira Digital. Como consequência, poupa-se tempo e diminui-se a burocracia no processo de admissão de funcionários.

Com isso, convém esclarecer também que não existe um sistema próprio da carteira de trabalho digital. Por essa razão, a novidade está integralmente atrelada à adoção do eSocial.

É certo, porém, que com a mudança o RH precisa ter ainda mais atenção ao fazer o envio de dados ao eSocial para evitar erros. Parte das inconsistências nas informações pode ser corrigida automaticamente, considerando que os dados da ctps digital são atualizados com frequência.

Caso o trabalhador identifique erros posteriores a setembro de 2019, porém, deve informar ao empregador para que o RH, por meio do eSocial, faça as correções necessárias.

Como acontece a atualização automática de dados na ctps?

Atualmente, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é responsável por atualizar o sistema que serve como base de dados para a carteira de trabalho digital. Tal sistema, o Cadastro Nacional de Informações Sociais, é chamado de CNIS.

Tais atualizações são feitas quando o usuário abre requerimento para algum benefício do INSS. Assim, garante-se que os dados utilizados para preencher e atualizar a Carteira Digital sejam os mesmos usados pelo INSS para conceder os benefícios requeridos.

Manter a carteira de papel e outros documentos do período anterior à ctps digital é interessante ao trabalhador porque, caso alguma atualização não seja feita ou esteja equivocada, é necessário apresentar provas documentais para pedir que correções sejam feitas.

Como a carteira de trabalho digital é assinada?

Uma dúvida comum entre trabalhadores, empregadores e profissionais do RH é entender como acontece a assinatura da carteira de trabalho digital. Vamos ao que deve ser feito!

Quando a empresa contratar um novo funcionário, o RH vai precisar lançar seus dados no eSocial antes do início das atividades profissionais. Para tanto, deve enviar pela plataforma o evento S-2200 referente ao Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Caso o RH ainda não tenha à disposição todas as informações necessárias, pode enviar ao eSocial o evento S-2190 referente à Admissão Preliminar, uma opção mais simples. Entretanto, é preciso ter em mente que tão logo os demais dados do funcionário estejam à disposição, é preciso enviá-los.

Isso porque, com base nas informações compartilhadas pelo governo, é o preenchimento mais completo proposto pelo evento S-2200 que vai equivaler à assinatura da CARTEIRA DE TRABALHO.

Prazo para a atualização de dados na ctps digital

Toda alteração no contrato do trabalhador deve ser informada pelo RH ao eSocial para que seja atualizada na carteira de trabalho digital.

Quanto a isso, informações compartilhadas pelo governo indicam que a atualização de eventos como alteração de salário, férias ou rescisão contratual não serão exibidas imediatamente.

É importante que o RH saiba disso para evitar preocupações desnecessárias, inclusive por parte dos funcionários que devem ser orientados quanto a essa questão.

Os motivos para a demora na atualização desses eventos tem duas justificativas:

  1. o prazo para que a informação desses eventos seja feita pelo RH ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao seu acontecimento ― exceto no caso da rescisão de contrato cujo prazo é de 10 dias;
  2. há um tempo necessário para que a informação enviada ao eSocial seja processada e disponibilizada na ctps Digital, algo que passa inclusive pela sua inclusão no CNIS.

A Carteira Digital pode ser usada como documento de identificação?

Outra dúvida é se a nova carteira de trabalho digital pode ser usada como documento de identificação. A resposta é não.

A ctps só tem validade como documento a ser utilizado para registro e acompanhamento do contrato de trabalho de cada cidadão.

Conclusão

Como qualquer mudança, a utilização da carteira de trabalho digital demanda que trabalhadores e empregadores se adaptam à nova realidade. Gradativamente, empresas que ainda não aderiram ao eSocial deverão se integrar ao sistema seguindo o calendário apresentado pelo governo.

Até que todas estejam participando do eSocial, registros de novas contratações ainda podem ocorrer por meio da CARTEIRA DE TRABALHO física ou de papel. Isso, porém, não muda o fato de que conhecer e se adaptar à ctps Digital seja uma necessidade porque, mais cedo ou mais tarde, este será o único documento a ser utilizado por trabalhadores e empresas.

De início, a novidade pode provocar resistência, mas a migração para uma solução digital tem por objetivo facilitar a vida de todos. Como vimos, a carteira de trabalho digital reduz processos burocráticos, facilita o acesso à informações e garantindo a integração de dados entre os agentes envolvidos.

Fonte: Jornal Contabil