Balancete e conciliações: o que você precisa saber sobre o assunto?

Balancete e conciliações são duas das principais técnicas utilizadas por empresas contábeis para apurar a performance financeira de seus clientes.

Balancete e conciliações são duas das principais técnicas utilizadas por empresas contábeis para apurar a performance financeira de seus clientes. Ambos caminham de mãos dadas, portanto, tomados isoladamente deixam de fazer sentido ou, no mínimo, de ser confiáveis. Afinal, em contabilidade não basta apenas lançar as operações financeiras nos respectivos livros de registro.

Para além da função “cartorial” da profissão, é fundamental que esses lançamentos sejam fidedignos, ou seja, reflitam a realidade com 100% de precisão. Dessa forma, profissionais do ramo devem conhecer pelo menos os conceitos básicos sobre essas duas atividades, conforme vamos mostrar a seguir. Acompanhe com atenção!

O que é balancete?

Um balancete é uma espécie de relatório contábil no qual uma empresa registra suas operações na forma de custos, despesas e receitas. Ele deve ser estruturado no conhecido método de partidas dobradas, em que ativos são listados do lado esquerdo e passivos em uma coluna à direita. Cabe ressaltar que balancete não é a mesma coisa que balanço patrimonial (BP). A diferença, nesse caso, está na obrigatoriedade.

Por lei, toda empresa legalmente constituída no Brasil — exceto MEI — deve elaborar seu respectivo BP para fins tributários. Em geral, esse documento contábil engloba todas as operações do exercício fiscal. Já o balancete, embora tenha a mesma estrutura do balanço, diz respeito a períodos de tempo menores.

Ele serve como instrumento de controle não obrigatório, pelo qual uma empresa pode documentar e analisar sua performance financeira ao longo de um mês, por exemplo.

O que são as conciliações na contabilidade?

Há diversos termos da contabilidade em comum com atividades financeiras e de vendas. Um deles é a conciliação, expressão que também é usada em processos de conciliação de cartão de crédito. Semanticamente, ambos os termos têm sentidos idênticos. Portanto, em qualquer um dos casos eles se referem ao procedimento de checagem de contas para sua posterior validação ou não. Digamos que, em um balancete, a empresa verificou que, no dia 27 de janeiro, houve o lançamento de uma venda em um valor acima do esperado. Para assegurar que essa rubrica diz respeito a uma venda de fato é preciso apurar todas as informações que possam confirmar isso. Data da operação, nota fiscal e o saldo bancário devem ser conciliados de maneira a confirmar que esse lançamento é real (ou não).

Qual é a importância de se fazer balancete e conciliações?

Pode parecer preciosismo, mas balancete e conciliações são muito mais do que simples formalidades. Isso porque no dia a dia de uma empresa, principalmente as de médio e grande porte, a falta de controle é uma perigosa porta de entrada para fraudes e desvios. Diante desse risco, somente a averiguação minuciosa das contas por meio desses instrumentos garante a lisura dos processos contábeis. Casos reais não faltam para ilustrar que, sem métodos de controle, uma empresa pode amargar prejuízos milionários. Um deles aconteceu há alguns anos no Estado do Paraná, em que um auxiliar administrativo conseguiu desviar do caixa da empresa mais de R$ 1 milhão durante 10 anos. A fraude só foi descoberta depois que a contabilidade verificou um rombo nas contas ao consolidar o balanço patrimonial.

Como fazer uma conciliação contábil?

De certa forma, a conciliação contábil é como manter “um olho no padre, outro na missa”. Ela é um meio de conferência para assegurar que tudo que constar no balancete faz parte das operações da empresa. Considerando que essa pode ser uma atividade relativamente complexa e trabalhosa, o melhor a fazer é planejá-la. Com o tempo, sua empresa terá muito mais controle sobre as contas e poderá até aperfeiçoar a conciliação — aplicando, por exemplo, sistemas ERP e softwares desenvolvidos com essa finalidade. Veja a seguir como começar do jeito certo!

Tenha instrumentos de controle

O pontapé inicial da conciliação contábil deve ser dado pela aplicação do controle das finanças. Isso implica cuidar do registro do fluxo de caixa, por onde todas as despesas e receitas da empresa devem passar. Também precisam ser tomados como instrumentos de controle o acompanhamento dos juros sobre empréstimos, vendas a prazo e outros pagamentos recorrentes. O mais importante é que nenhuma entrada e saída financeira passe em branco. Para isso, vale investir em um sistema contábil que permita automatizar parte das rotinas na hora de fazer esses lançamentos. Considere que, quanto menos a mão humana intervir na hora de lançar e calcular valores, menos riscos ocorrerão de erros e imprecisões.

Relacione todas as contas

É muito comum que uma empresa tenha mais de uma reserva financeira, ainda mais quando se trabalha com vendas online. Um exemplo são os e-commerces que, além das contas bancárias, mantêm valores em carteiras digitais ou plataformas de pagamento eletrônicas. Essas contas devem ser todas listadas para que, na hora da conciliação, possa ser verificada a origem e o destino dos valores lançados no balancete. Da mesma forma, devem ser lançados juros incidentes sobre o uso dessas contas, bem como as taxas cobradas e eventuais tarifas.

Estipule um período

Diferentemente do BP anual, o balancete deve ser utilizado enquanto instrumento de controle para períodos mais curtos. Por outro lado, como definir um período que não seja curto demais a ponto de ocupar muito tempo em sua elaboração? Depende. Para empresas com muitos lançamentos diários, talvez seja melhor “picar” os registros, recorrendo a formatos como o balancete dinâmico. Por essa técnica, a documentação acontece em tempo real, fornecendo uma prova diária de todas as transações realizadas. O mais comum, entretanto, é que o balancete seja feito a cada 30 dias como forma de consolidar as operações ao longo do mês.

Faça o comparativo

Uma vez que tudo está lançado, é hora de fazer a conciliação, analisando os dados relativos às entradas e saídas das fontes dos recursos e das contas bancárias. Por ser uma etapa bastante minuciosa, é recomendável que seja realizada com auxílio de um sistema ERP ou um software de gestão contábil.

Corrija e apure os erros

O trabalho não termina quando o balanço está concluído. Esse é um documento muito importante porque também serve para balizar a tomada de decisão. Nesse aspecto, ele pode apontar possíveis falhas operacionais e estratégicas que estejam refletindo na performance contábil ou mesmo fraudes e inconsistências. Tenha balancete e conciliações como um retrato fiel da sua realidade financeira e, com o tempo, você verá que as decisões baseadas nesse registro tendem a ser mais certeiras. Afinal, só se gerencia o que se mede, certo? Aproveite para assinar a newsletter da Alterdata e receber conteúdos como este em seu e-mail!

Fonte: Contábeis

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Relatórios contábeis são documentos que descrevem, com dados técnicos, todas as informações colhidas pelos setores de contabilidade das empresas.

Nesses registros, estão inclusos todos os valores de despesas, custos e impostos devidos ou pagos.

Geralmente, os relatórios são feitos mensalmente, trimestralmente ou anualmente — essa frequência varia de acordo com as normas estipuladas pelos estabelecimentos.

Para que possam ser acessadas sempre que houver necessidade, essas informações podem ser impressas, ou permanecerem armazenadas em arquivos digitais.

Se você busca por informações referentes a relatórios contábeis, o post de hoje foi elaborado especialmente para aprimorar seus conhecimentos sobre o assunto.

Tenha atenção em sua leitura e aproveite.

Quais os tipos de relatórios contábeis existentes?

Existem apenas dois tipos de relatórios contábeis: os relatórios obrigatórios e os não obrigatórios.

Veja, abaixo características específicas de cada um dos tipos de relatórios gerados pela contabilidade financeira:

Relatórios obrigatórios

Conhecidos como Demonstrações Financeiras, os relatórios obrigatórios são aqueles exigidos por lei.

Entre eles, estão documentos como:

  • Balanço Patrimonial (BP);
  • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA);
  • Demonstração das Origens e Aplicações de Recurso (DOAR) — somente para Sociedades Anônimas.

Dependendo da situação, é preciso publicar esses relatórios por meio de mídia escrita.

Relatórios não obrigatórios

Os relatórios não obrigatórios são aqueles que não são exigidos pela legislação.

No entanto, eles são extremamente importantes para as tomadas de decisão dos empresários e gestores de empresas, pois seus dados podem definir investimentos importantes, entre outras funções.

São eles:

  • Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC): exceto para as sociedades de capital aberto ou com patrimônio líquido superior a R$ 2.000.000,00, quando se torna obrigatório;
  • Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA): exceto para as companhias abertas.

Ambos os relatórios descrevem as operações passadas, possibilitando aos gestores o fácil acesso a previsões de despesas e receitas de períodos futuros.

Qual a importância desses relatórios?

Todos os relatórios contábeis são importantes para avaliar a saúde financeira da empresa. Afinal, são eles que resumem todas as informações de uma forma organizada e confiável.

Sem esse controle, um gestor coloca em risco o sucesso de sua administração.

Por isso, ele deve analisá-los com muita cautela e atenção.

Quem pode fazer relatórios contábeis?

Todo trabalho que envolve a coleta de informações — inclusive a entrega dos informes contábeis à diretoria, à gerência e ao conselho administrativo das empresas — deve ser realizado com muita perfeição, pois esses documentos têm um papel fundamental para a administração dos empreendimentos.

Portanto, manter um fluxo de caixa atualizado proporciona ao gestor uma visão sobre a situação financeira da empresa, auxiliando antecipadamente na tomada de decisão.

Por essa razão, os relatórios contábeis devem ser feitos por profissionais contábeis e com experiência na área.

Por tratarem da área financeira dos negócios, esses documentos são de extrema importância, e qualquer erro na coleta e interpretação dos dados pode significar um grande prejuízo para a empresa, seja por conta de um investimento mal aplicado ou por uma decisão mal embasada.

Como eles são elaborados?

Uma pequena empresa oferece desafios que surpreendem a maioria de seus gestores.

É fundamental estar preparado para superá-los sem grandes dificuldades.

A elaboração de um relatório contábil exige conhecimento e uma visão diferenciada sobre as questões econômicas do negócio.

sucesso da gestão depende do equilíbrio entre um software eficiente e adequado às suas necessidades e de práticas que trazem bons resultados.

Antes de tomar qualquer atitude, é necessário criar um bom plano de contas.

Nessas horas, deve-se evitar a generalização. Ou seja, a lista dos registros existentes deve respeitar a hierarquia dos produtos e subprodutos da gestão.

Por exemplo, se existe mais de um tipo de produto à venda, seus lançamentos devem ser lançados separadamente.

Outra questão muito importante está relacionada ao provisionamento de valores.

Todos os valores devem ser provisionados, em curto e longo prazos.

Quando isso não acontece, o balancete fica incompleto.

Quais benefícios eles trazem para o negócio?

As vantagens que os relatórios contábeis proporcionam para um empreendimento são variadas.

Citamos alguns de seus principais exemplos abaixo:

Melhores decisões

Quem administra uma empresa é pressionado por todos os lados para obter resultados positivos.

Essa pessoa deve escolher os melhores profissionais do mercado, saber dialogar com sua equipe de trabalho e tomar decisões eficientes.

Qualquer deslize pode colocar em risco a obtenção de números positivos e abrir espaço para os concorrentes ganharem espaço no mercado.

Em meio a esse cenário, os relatórios contábeis facilitam o entendimento da atual situação econômica da gestão.

Como consequência disso, é possível escolher soluções que aumentam a produtividade e fomentam o crescimento da empresa.

Criação de estratégias mais eficientes

O mercado está repleto de diferentes gestões com inúmeros objetivos e metas de trabalho.

Cada uma delas deve criar uma estratégia específica para obter os resultados que deseja.

De nada adianta tentar copiar o planejamento dos concorrentes, se o empreendimento em análise não está preparado para isso.

Ao realizar relatórios contábeis com dados reais e atualizados, o negócio consegue identificar as potencialidades e as fragilidades que são cruciais no caminho do sucesso.

Acesso facilitado ao crédito

Hoje em dia, a maioria das instituições financeiras ainda não solicita os relatórios contábeis de pequenas e médias empresas.

Entretanto, os bancos estão se preparando para solicitar esses tipos de documento antes de liberar pequenos empréstimos.

Os financiamentos de longo prazo, como os fornecidos pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico Social (BNDES) exigem mais rigor na saúde financeira dos estabelecimentos.

Esse tipo de investimento é fundamental para expandir as atividades da empresa e fazer com que sua notoriedade cresça no mercado.

O aumento do crédito disponibilizado depende da análise dos relatórios contábeis exigidos. Portanto, eles devem ser atualizados para evidenciar a capacidade de pagamento do negócio.

Fonte: Jornal Contábil