Controle de contas a pagar eficiente: o que é e como fazer

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Sua empresa possui mesmo um controle de contas a pagar ou simplesmente reage a cada dia?

Toda empresa, para realizar suas operações, precisa se relacionar com fornecedores, prestadores de serviço e outros tipos de pessoas e empresas, contratando e comprando produtos ou serviços.

Uma boa gestão de contas a pagar começa antes de qualquer contratação, com um bom planejamento financeiro que define quais serviços ou produtos precisam ser comprados e com uma excelente pesquisa de mercado para definir os melhores custos.

Naturalmente, existe uma relação muito direta com a administração de contas a receber. Esta ligação deve permitir que a gestão de cobranças gere dinheiro, em tempo e quantidade suficiente, para quitar as contas a pagar.

Então, uma empresa bem administrada precisa ter um controle financeiro empresarial que una boas práticas de contas a pagar e receber!

Gestão financeira: o que é contas a pagar e a receber?

Um bom planejamento financeiro empresarial exige um bom controle de contas a pagar e receber, certo? Por isso, vamos entender definitivamente as ações de pagamento e recebimento de uma empresa.

Basicamente, estes valores representam tudo o que vai acontecer com o dinheiro do seu negócio. Por isso, manter este controle efetivo pode garantir melhores previsões para o seu fluxo de caixa.

Contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa, ou seja, qualquer tipo de pagamento, seja de seus colaboradores, contas de consumo ou compra de matéria-prima.

Já as contas a receber são todos os recebimentos previstos para entrar no seu fluxo de caixa, desde o recebimento de uma duplicata paga por um cliente, até os juros dos investimentos.

Para entender se a sua empresa está trabalhando de forma sustentável e garantir os saldos positivos, é preciso colocar todas as contas lado a lado e realizar análises completas para entender se haverá dinheiro suficiente obtido pelas contas a receber, para quitar todas as contas a pagar.

Por isso, é muito importante realizar um controle efetivo deste processo através de ferramentas que te ajudem a colocar em prática uma gestão financeira de qualidade.

Sistema de gestão para contas a pagar e receber

O melhor método para sua empresa ter um bom controle de contas é usando um sistema ou software para isso. É comum empresas usarem planilhas para gestão financeira, mas um sistema traz muitas vantagens.

1. Pode ser gratuito, como o Omie.Fit

2. Evita erros, como fórmulas mal preenchidas

3. Permite melhores análises e, também, mais estratégicas

Além disto, um sistema de contas a pagar e receber, como o OMIE, vai lhe permitir gastar menos dinheiro com tarifas de cobrança, prever melhor a relação do fluxo de caixa – comparação diária do que você tem para receber e para pagar – e até mesmo oferecer acesso a empréstimos para cobrir falhas no fluxo de caixa, com taxas e burocracias muito menores do que nos bancos.

Entenda o que é um fluxo de caixa

Qualquer empresa tem contas a receber de seus clientes e contas a pagar para seus fornecedores. A questão central é que as datas e valores do que será recebido dos clientes, e as datas e valores do que será pago aos fornecedores, não são sempre coincidentes.

Pode ser que você venda sempre à vista, e pague sempre a prazo. Neste caso, você tem o dinheiro em mãos já e só vai pagar seus fornecedores mais adiante.

Mas pode também acontecer o contrário. Você pode estar pagando seus fornecedores sempre à vista, e seus clientes lhe pagando a prazo. Isso cria um desencontro no caixa.

Entre um cenário e outro existem muitas configurações possíveis entre a velocidade do que você tem para receber e a velocidade do que você tem pagar.

Fazer esta comparação, prevendo o que será recebido e pago a cada dia na semana, mês, trimestre e anos futuros, é o que chamamos de Fluxo de Caixa; instrumento que permite a administração de contas a receber e a pagar.

Quando você prevê com antecedência eventuais descompassos, pode pensar em como utilizá-los a seu favor, por exemplo comprando à vista e obtendo mais desconto, ou aplicando o recurso de maneira inteligente.

Também será possível prever momentos em que faltará dinheiro, e você poderá negociar com seus fornecedores condições mais adequadas de compra, planejar melhor os compromissos financeiros futuros que vai assumir e, em último caso, se preparar para obter crédito com antecedência.

Dicas importantes para a organização de contas a pagar

a. Garanta que as compras e contratações aconteçam sempre depois de uma pesquisa e comparação de preços, especialmente no caso de fornecedores constantes e antigos

b. Antes de comprar, verifique no fluxo de caixa projetado para a data do vencimento se existem recursos disponíveis

c. No momento do pedido de compra, já inclua o compromisso no sistema de contas a pagar

d. Na chegada de itens adquiridos, confira se os preços e condições de pagamento estão de acordo com o pedido, e confira se os dados no sistema de contas a pagar estão corretos

e. Certifique-se sobre a existência de impostos a pagar sobre o que foi comprado. Contratação de serviços podem ter incidência de impostos retidos na fonte, e compras de itens de outros Estados podem ter necessidade de recolhimento de impostos na entrada. Oriente-se com seu contador a este respeito.

f. Se houver impostos a pagar sobre compras e contratações, registre no sistema de contas a pagar esta previsão.

g. Não misture os gastos pessoais dos sócios com as contas a pagar da empresa. O sócio deve ter uma remuneração de pró-labore determinada, com data de pagamento, e apenas o valor referente a ele deve ficar no contas a pagar da empresa.

h. Acompanhe com antecedência o seu fluxo de caixa e, quando necessário, renegocie as condições com os credores.

i. Não conte com limites de créditos que sua empresa tenha pré-aprovados, como se fossem dinheiro a sua disposição. Eles custam caro.

Dicas importantes para a administração de contas a receber

a. Antes de definir as condições de vendas a prazo, analise seu fluxo de caixa, e tenha em mente que existe um custo financeiro em conceder esta opção para seus clientes

b. Lembre-se de que antecipar o recebimento de créditos junto a clientes custa caro e pode consumir seu lucro

c. Use um meio de cobrança com tarifas justas. Taxas de máquinas de cartão e tarifas de cobrança bancária variam muito no mercado, e você precisa pesquisar o tempo todo as melhores tarifas

d. Mantenha o cadastro de clientes sempre atualizado

e. Considere sempre os riscos de inadimplência. Crie critérios bem definidos e seguros para conceder prazo para seus clientes

f. Não controle o “contas a receber” pelos relatórios bancários ou de administradoras de cartão. Use sempre um software de contas a pagar e receber, como o sistema OMIE. Administradoras de cartão recusam o pagamento de operações, e os relatórios bancários podem fornecer informações incompletas.

g. Tenha métodos de cobrança bem definidos e ágeis para lidar com clientes inadimplentes.

Não descuide!

Mesmo que sua empresa esteja com um bom fluxo de caixa, mantenha a atenção. A dinâmica do mundo dos negócios exige que você esteja o tempo todo com um excelente controle financeiro empresarial, e isso só depende da sua dedicação!

Realizar a gestão financeira do seu negócio com eficiência e dedicação deve ser uma tarefa diária e indispensável para que suas contas a pagar e receber se tornem uma maneira efetiva de fornecer as melhores informações estratégicas para a sua empresa.

Fonte: Omie

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