Principais documentos para efetivar admissão

Se a sua empresa está se organizando para fazer novas contratações, é necessário entender como funciona esse processo e quais são os documentos necessários para efetivar a admissão.

É através deles que a empresa formaliza a contratação e registra o trabalhador, a fim de garantir que sejam cumpridas todas as determinações trabalhistas.

Isso porque o Ministério do Trabalho exige que sejam feitos vários registros e, para que os profissionais de RH ou Departamento Pessoal não se confundam, elaboramos este artigo com as informações necessárias para garantir que a admissão do novo trabalhador seja realizada sem erros.

Acompanhe!

Porque a documentação é importante?

Após ser escolhido pela empresa, o novo empregado deve apresentar uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal.

Sabemos que se trata de um procedimento que exige muito trabalho e atenção, mas saiba que esses documentos são importantes para identificar o novo colaborador e informar sua relação de trabalho ao governo federal.

Além disso, as informações também são utilizadas para que o trabalhador tenha acesso a direitos trabalhistas e previdenciários, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Documentos necessários

Para que você entenda melhor, listamos os principais documentos que costumam ser solicitados para contratação. São eles:

  • Carteira de Trabalho (CTPS);
  • Cópia do RG e do CPF;
  • Título de eleitor;
  • Comprovante de residência;
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento (se o trabalhador for casado);
  • Certificado de alistamento militar ou reservista;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após exames de admissão);
  • Cópia de certidão de nascimento se houver filhos de até 21 anos,
  • Cartão de vacinação dos filhos menores;
  • Comprovante de frequência escolar para o caso de salário-família;
  • Fotos;
  • CNH (para profissão que necessite);

Existem ainda outros tipos de contratação, como no caso de estagiários e jovem aprendiz. Veja o que é necessário apresentar:

Para estagiário: 

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Termo de Compromisso de Estágio;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Histórico escolar;
  • Comprovante de residência.

Para jovem aprendiz:

  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Certificado de conclusão do ensino médio.

Conheça os prazos

Vale ressaltar que, ao receber a documentação do novo trabalhador, a empresa não poderá permanecer com os documentos por mais de cinco dias, de acordo com a Lei 5.553/68.

Desta forma, é necessário que os documentos sejam devolvidos ao colaborador que deve ainda assinar um documento que ateste a devolução dentro do prazo.

No caso da carteira de trabalho, é preciso que a devolução aconteça em até 48 horas.

Atualmente, as empresas utilizam ainda a CTPS Digital que foi disponibilizada, a fim de que sejam registradas as informações do trabalhador nos sistemas do governo, conhecido como eSocial, onde será informado os seguintes dados:

  • CPF;
  • Carteira de Trabalho;
  • NIS (NIT/PIS/PASEP).

Outros documentos

O trabalhador precisa estar atento, pois existem alguns documentos que não podem ser exigidos pela empresa.

Dentre eles estão a certidão negativa de ações trabalhistas, além de registros que atestem se o trabalhador possui dívidas e dados referentes à antecedentes criminais, exceto quando forem situações determinadas pelo Tribunal Superior do Trabalho.

Além disso, as empresas também não podem solicitar ao novo colaborador comprovantes ou exames de gravidez, esterilização ou relacionados à HIV.

A solicitação de qualquer um destes documentos pode ser considerada discriminatória e pode prejudicar a empresa, que pode ser penalizada com multas e processos trabalhistas.

Fonte: Jornal Contábil

PARA MAIS INFORMAÇÕES ENTRE EM CONTATO CONOSCO

Admissão: Checklist para contratar um novo funcionário na sua empresa

A admissão deve regular responsabilidades, deveres e direitos de empregador e empregado.

Admissão é o processo de formalizar o vinculo entre empregado X empresa, levando em conta uma séria de considerações de caráter legal e jurídico. Podemos dizer que é onde “nasce” o contrato de trabalho que regula responsabilidades, deveres e direitos de ambos.

Ela garante a empresa e ao empregado segurança em relação a suas responsabilidades, sendo uma ferramenta que pode evitar gastos futuros com reclamatórias trabalhistas, evitando muita dor de cabeça.

Etapas

Aqui, temos as etapas da admissão, que se dividem da seguinte maneira:

– Reunir documentos;
– Acertar salário, benefícios, cargo e data de início;
– Realizar ASO admissional;
– Enviar documentos o DP.

É interessante ter um ckecklist para auxiliar na hora da admissão, se atentar e não deixar dados em branco, pois ali saberemos tudo que é preciso para confeccionar o contrato de forma correta, segura e exata.

Prazos

Os prazos são regidos por lei, e garantem tempo hábil para a realização das tarefas e devidas transmissões. São eles:

– Reunir documentos e enviar a contabilidade com 2 dias úteis de antecedência ao início do contrato;
– Exame admissional ANTERIOR a admissão;
– Duração do contrato de experiência;

Registro

Desde 2019, existe uma legislação que regulamenta o registro do contrato, e todo registro deve ser feito pelo e-social.

Assim, qualquer trabalhador poderá perceber em sua CTPS DIGITAL os dados de admissão (salário, início, cargo) no dia posterior ao início do trabalho.

A CTPS física, não deve ser utilizada conforme orientações da portaria n° 1.195/30 Outubro de 2019

Fonte: Contábeis

Empresas que desistem de contratar após exame admissional podem ter implicações

Especialista orienta sobre situações que geram implicações jurídicas para empresas que desistência de contratação após exame admissional de candidatos.

Para quem está desempregado ou à procura de uma nova oportunidade, passar em um processo seletivo é uma vitória dada como certa. Mas, em algumas situações, o empregador acaba desistindo de efetivar a admissão, gerando sentimento de frustração por parte do candidato e implicações para a empresa.

André Leonardo Couto, gestor da ALC Advogados, explica que existe um entendimento que o candidato pode entrar com uma ação alegando um tratamento ilícito, omissão, negligência e imprudência da empresa nesse processo seletivo, já que ele estava praticamente contratado.

“Mesmo na fase pré-contratual, as partes tem que agir com lealdade e nos processos seletivos, principalmente, quando já solicitados documentos e realizado o exame admissional. O comportamento do empregador gera no empregado razoável convicção de que este seria efetivamente contratado para trabalhar na vaga existente na empresa. Isso, porque, foi adequada as suas capacidades e padrão remuneratório”, explica.

Segundo o especialista, neste caso, fala-se de um prejuízo moral e material, já que o candidato gastou dinheiro e tempo para participar do processo, fora expectativa.

“O princípio geral da responsabilidade civil está previsto no artigo 186 do Código Civil, segundo o qual, aquele que, por ação ou omissão voluntária, negligência ou imprudência, violar direito, ou causar prejuízo a outrem, fica obrigado a reparar o dano. E a retirada da vaga pelo empregador, em processo seletivo avançado, sem qualquer motivo aceitável, tendo em vista a justa expectativa criada no empregado, sem sombra de dúvida, causa-lhe prejuízo por danos materiais e morais, aptos a gerar o recebimento das respectivas indenizações”, salienta.

Norma Regulamentadora – NR 07

André também explica que existir a Norma Regulamentadora – NR 07, item 7.1.1, que estabelece a obrigatoriedade e a admissão de trabalhadores como empregados, após o exame admissional, e se o empregador burlar, poderá ter implicações junto ao Ministério da Economia.

“Muito provavelmente, nenhuma empresa irá contratar um empregado sem a realização de exame admissional, porque se ela o contratar doente e não ter como comprovar a preexistência da doença, pode vir a ser responsabilizada por isso. Contudo, caso o empregador, opte em burlar o exame admissional, para o fazê-lo posteriormente, outras provas, como trocas de mensagens por WhatsApp e e-mails podem comprovar a fase pré-contratual e ensejar as reparações devidas, além das implicações administrativas junto ao Ministério da Economia”, alerta.

O especialista também diz que se o processo seletivo já estiver avançado e for necessário desistir da contratação, os empregadores devem ser pautar pela boa-fé.

“Em processos desta natureza, geralmente as empresas alegam que são indevidas as indenizações, ao fundamento de que não houve efetiva prestação de serviços a seu favor e que não chegou a ser formalizado o contrato de trabalho”, explica.

Segundo o advogado, é comum também sustentarem que houve mera expectativa do empregado de ser contratado e a posterior frustração, e, em face da frustração do processo seletivo, não tem o condão de ensejar a reparação civil.

“Mas eu entendo que se o processo seletivo já estiver avançado, com promessas de salário, entrega de documentos, muitas as vezes até mesmo a realização de exame admissional, mesmo na fase pré-contratual, os contratantes devem ser pautar pela boa-fé e honrar as ofertas e compromissos que emitem, porque a responsabilidade civil do empregador não está limitada ao período contratual, consoante o artigo 422 do CC c/c artigo 769 da CLT”, conclui.

Fonte: Contábeis